Obvladovanje absentizma in prezentizma: Odkrivanje skritih stroškov

Absentizem (odsotnost z dela) in prezentizem (prisotnost na delu ob zmanjšani učinkovitosti) v današnjem poslovnem okolju predstavljata resni in strateški poslovni tveganji. Stroški, ki so neposredno in posredno povezani z odsotnostmi z delovnega mesta, eksponentno naraščajo. Samo v lanskem letu so stroški za nadomestila plač, po uradnih podatkih Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS), presegli vrtoglavih 676 milijonov evrov.

Čeprav se na nacionalni ravni nenehno iščejo in sprejemajo novi ukrepi za zajezitev tega negativnega trenda, zanašanje zgolj na sistemske spremembe za podjetja ni dovolj. Zato je nujno, da podjetja vzpostavijo lasten organiziran, jasen in strateški pristop k reševanju tega problema, ki bo podpiral širše sistemske ukrepe.

Ko želi podjetje pridobiti vpogled v »svoj« bolniški stalež, se običajno zanaša na standardne informacije. Te običajno vključujejo podatke o odsotnostih do in nad 30 dni, statistiko o poškodbah na delu in izven njega, statistiko Nacionalnega inštituta za javno zdravje (NIJZ) o vzrokih za obolenja, poročila medicine dela in druge informacije.

Vendar pa vsi ti tradicionalni podatki ne pokažejo dodatnih, »skritih« vzrokov. Prav prepoznavanje, odpravljanje in reševanje teh skritih vzrokov pomeni dejanski in takojšen finančni prihranek za podjetja. Te vzroke je težko zaznati zgolj s pregledovanjem Excelovih tabel; odkrijemo in rešujemo jih lahko izključno z usmerjenim, poglobljenim delom z neposrednimi viri v podjetju: z vašimi zaposlenimi in njihovimi vodji.

Eden izmed najočitnejših vzrokov za hitro reakcijo vodstva in kadrovske službe je definitivno povišan stalež. Vendar realnost je, da je v tej fazi pot do znižanja že težja in daljša, saj mora podjetje hkrati »gasiti požar« ter odkrivati in preprečevati izvorne vzroke (torej delovati obenem kurativno in preventivno).

Poleg očitnega visokega staleža obstajajo še določeni, bolj subtilni znaki, ki jasno nakazujejo, da se bo odsotnost z dela v bodoče povečala (kar vodi v prezentizem) oziroma, da že nastajajo določene posledice za podjetje, vključno z resnimi finančnimi izgubami.

Za ustrezno naslavljanje teh izzivov je potrebna izdelava strateškega pristopa z ugotavljanjem skritih vzrokov, ki lahko vodijo v povečano odsotnost z dela. Cilj je, da vrednota zdravja in močne komunikacije postane vrednota za vse zaposlene v podjetju – z namenom ozaveščanja, prevzemanja svojega dela odgovornosti, preprečevanja poškodb in doseganja pozitivnih rezultatov tako za celotno podjetje kot za vsakega posameznega zaposlenega.

Podjetja svojim zaposlenim pogosto nudijo številne aktivnosti za izboljšanje počutja, vendar jih zaposleni pogostokrat odklanjajo ali ne ponotranjijo. Razlog za to je, da takšen pristop, čeprav ima pravi namen, ne naslavlja njihovih realnih problemov bodisi v delovnem ali domačem okolju.

Zaposleni začenjajo ponotranjati nova znanja in spremembe šele takrat, ko jim nekdo na preprost, jasen način in podkrepljeno z lastnimi izkušnjami, predstavi praktične primere in rešitve problemov, ki se dogajajo v njihovem neposrednem okolju.

Poleg sistemskih in organizacijskih ukrepov, ki jih podjetje morda že izvaja, se na koncu vedno vrnemo, ali ustavimo, pri samem izvoru izziva: pri zaposlenih. Zaposleni so namreč tisti, ki tako ali drugače neposredno »krojijo« bolniško odsotnost.

Pri prepoznavanju vzrokov, ki se lahko uspešno preprečujejo, imajo izjemno veliko vlogo vodje. Poudarek ni zgolj na najvišjem vodstvu, temveč tudi na tako imenovanih mikro vodjih skupine (primer: organizatorji dela, čeprav nimajo različnih pooblastil, npr. odobritev dopustov, itd.).

Vodje imajo izjemno kompleksno vlogo; svojim zaposlenim pogosto predstavljajo »vse v enem«: predstavnike podjetja, psihologe, mentorje, zaupnike, življenjske učitelje ter včasih »diagnostike« – in vse to morajo usklajevati z doseganjem dnevne realizacije obsega dela. Pogosto se to dogaja tudi z manjšim številom ljudi od prvotno načrtovanega (na podlagi katerega so postavljene norme skupin itd.). Prevelika obremenitev vodje lahko posledično privede do pomanjkljive komunikacije, neustrezne tolerance, do napak ali nezmožnosti preprečevanja vzrokov za odsotnost in celo do njegove lastne odsotnosti z dela. Tu so resnične »zlate rezerve« podjetij.

Izzivi vodij v praksi:

• Neposredni vodje so pogosto strokovno dobro usposobljeni in imajo osnovno znanje mehkih veščin, v katere podjetja veliko vlagajo, vendar vseeno opažamo težavo z razumevanjem njihove osebne odgovornosti pri bolniški odsotnosti (pogost odnos: "bolniška odsotnost – jaz nimam vpliva, ničesar se ne da storiti").
• Na dnevni ravni vodje preprosto nimajo časa za kakovostno ukvarjanje z ljudmi.
• Zaradi preobremenjenosti ali "nerodnega" vodenja se ruši zaupanje, kar vodi v informacijski mrk. Brez zaupanja zaposleni vodjem ne zaupajo ključnih informacij, procesi trpijo, obremenjenost sodelavcev narašča, kar lahko vodi v manjšo produktivnost, večje število napak, več prezentizma in posledično absentizma.
• Vodje se srečujejo tudi z zelo težkimi situacijami, ki zahtevajo obširno znanje reševanja in preprečevanja odsotnosti z dela. Izpostavimo nekaj specifičnih primerov, a bolj pogostih kot je splošno znano, npr. dolgotrajne nege (nega otrok s posebnimi potrebami, paliativna oskrba, svojci z demenco), ki jih pomanjkljivo usposobljen vodja ne zna nasloviti, kar vodi v dolgotrajne in drage bolniške staleže.

Rešitev za vodje:

Vodjem moramo pomagati, da dolgoročno ponovno osmislijo svojo vlogo in pridobijo nov pogled na vodenje v smislu skrbi za zaposlene na področjih, kjer imajo takojšen vpliv. To vključuje:

• Prepoznavanje vzrokov, ki vodijo v prezentizem (odnosi, zamere, odtujenost) in absentizem (notranji ukrepi, začasne premestitve zaradi različnih stisk, pogovori po dolgotrajni odsotnosti).
• Prepoznavanje potreb in znakov tveganj, še preden se zgodijo.
• Pametna uporaba obstoječih ukrepov pri vodenju po povratku iz staleža (brez pozicije moči).
• Opolnomočenje vodje kot reševalca problemov, ki razume, kdaj lahko fleksibilno reši težavo sam in kdaj mora vključiti strokovne službe podjetja.

Drugi, enako pomemben steber so zaposleni sami. Praktično delo neposredno z njimi razkriva, da je eden izmed njih, mogoče manj opažen, a če je dolgo spregledan, lahko tudi zaslužen za odhod v bolniški stalež (ali celo odpoved), skrit v napetih odnosih med sodelavci. Morda se delodajalec in vodja zavedata teh vzrokov, a jih pogosto sploh ne prepoznata, ne vidita ali ne slišita, zato ne moreta ukrepati.

Preberite tudi: Razvijanje raznolikih, enakopravnih in vključujočih poslovnih okolij

Težave v odnosih lahko vodijo do krajših ali dolgotrajnih bolniških odsotnosti (neposredni, posredni stroški), zmanjšane zavzetosti, sodelovanja, »tihega umika« na del. mestu, itd.

Prav tako se lahko srečamo s primeri, kjer je izpostavljeno razmišljanje, da do delovnih nezgod in napak udeležencev delavnic prihaja tudi takrat, ko zaposleni delo opravljajo rutinsko, z mislimi drugje in z zmanjšano zbranostjo. Poškodbe so tako lahko pogosto neposredna posledica stresa in močne napetosti v delovnem okolju tudi zaradi trenj med zaposlenimi. Vsaka takšna nezgoda pomeni finančno posledico v višini najmanj nekaj tisoč evrov.

Rešitev za zaposlene:

Da bi te skrite vzroke trajno odpravili, je neizogibno strukturirano ozaveščanje. Cilj je zaposlenim pomagati ponotranjiti zavedanje, da je počutje in zdravje v delovni sredini tudi njihova osebna odgovornost. S primeri dobrih praks in izkustvenim pristopom jih je potrebno naučiti primerne komunikacije, strpnosti, medsebojne pomoči, pomena skrbi za zdravje ter obenem poudarimo lastno odgovornost pri tem. Ko se zaposleni zavejo, da sami prispevajo k ugodni klimi, se število vzrokov za odhod v stalež zmanjša. Poznavanje njihovih specifičnih razlogov (pri čemer ne gre za pridobivanje medicinskih diagnoz) omogoči hitro preprečevanje in reševanje vzrokov.

Iz prakse in izkušenj vemo, da je absentizem »živa stvar«, sistematičen in strateški pristop k njegovemu obvladovanju pa podjetjem prinaša dokazljive in merljive spremembe. Da pravilno ukrepanje ustvarja takojšnje in otipljive finančne rezultate, potrjujejo empirični podatki in izračuni iz slovenskega poslovnega okolja.

Za lažje razumevanje finančnega vpliva je spodaj predstavljen praktičen primer. Prikazuje ključne stopnje izračuna, ki temelji na dejanskih situacijah v podjetjih, podprtih s teorijo.

Primer: Takojšen finančni učinek opolnomočenega vodje

Predpostavimo situacijo, kjer usposobljen vodja pravilno in pravočasno reagira na stisko zaposlenega ter ga ob slabšem počutju začasno razporedi na lažje delovno mesto. Že ta en sam preventivni ukrep prepreči večdnevno odsotnost z dela in podjetju takoj prihrani precejšnja finančna sredstva.

Podlaga izračuna: Realen primer dveh primerov premestitve letno, ki prihrani 240 ur oz. 30 delovnih dni odsotnosti na osebo. Vzeta je povprečna bruto I urna postavka 15 €.

Takojšnja pravilna reakcija v zgornjem primeru prinese tudi dolgoročni rezultat: večjo pazljivost in višjo raven odgovornosti pri odnosih med zaposlenimi.

Se vlaganje v zaposlene torej izplača? Podatki in praksa jasno kažejo, da se vlaganje v preventivo, razumevanje skritih vzrokov in opolnomočenje vodij izplača. Ignoriranje teh dejavnikov in odlašanje z ukrepi predstavlja za podjetja visok in pogosto spregledan strošek, hkrati pa poglablja stiske posameznikov. Pravočasno in strukturirano reševanje vzrokov absentizma je tako temelj za zdravo, stabilno in uspešno podjetje.

Ostanite zdravi in pazite nase!